Evden Çalışan Ekipleri Nasıl Yönetiriz & #TeknolojininAvantajları, yazan Christophe Therrey

Bütün dünyayı etkileyen salgın yüzünden evden çalışma sistemine hızla adapte olmak zorunda kalan çalışanlardan biri misiniz? Öyleyse, bu yeni çalışma sistemine çoktan alışmış, #EÇ’nin şirketinizin yeni normali olarak kabul edilip edilmeyeceğini merak ediyor olabilirsiniz.

Şimdiye kadar fark etmişsinizdir, evden çalışmanın kendine göre avantajları olsa da, özellikle evden çalışan bir ekibi yönetmek söz konusu olduğunda kesinlikle birtakım zorlukları da var.

Centric Software çalışanlarının %90’ı COVID-19 salgınından önce de zaten evden çalışıyordu. Biz de bu konudaki tecrübelerimizden yola çıkarak sizin için  #EÇipuçları dizisi hazırladık.

Serinin bu dördüncü bölümünde EMEAR Satış Bölümü Başkan Yardımcımız Christophe Therrey, evden çalışan ekibinizi daha iyi yönetebilmeniz için size #EÇ ipuçları veriyor.

Evden Çalışan Ekibinizi Yönetirken 4 Etkili Taktik

On yıl önce küçük bir Fransız startup şirketinde satış ekibinin başındaydım. Günler uzun, geceler kısaydı. Ekibimle birlikte gece gündüz demeden çalışarak pazarda hakimiyet kurduğumuz o süreçten çok keyif alıyor, birlikte çok eğleniyorduk. Derken,  2009 yılında Doğa Ana bize bir uyarı gönderdi.

Aniden baş gösteren H1N1 salgınında çalışma arkadaşlarımızdan birinin hastalığı kapmış olabileceği şüphesi doğdu. Hemen ofisi kapatıp herkesi birkaç haftalığına evine gönderdik. Centric Software’e katılmadan önceki ilk #EÇ tecrübemi böyle edindim.

10 yıldan fazla evden çalışma tecrübesine sahip biri olarak, benim ve Centric ekibi için nelerin faydalı olduğunu, nelerin bir işe yaramadığını söyleyebilirim.

1. Bir düzeniniz olsun.

Zaten böyle olması gerektiği bariz olsa da, bunun önemini ne kadar vurgulasam azdır.

Haftalık toplantılar olsun, ayda bir yüz yüze görüşmeler olsun, ya da herkesin birbirinden haberdar olmasını sağlayacak başka türlüsü olsun, ekibinizin bir düzeninin olması kesinlikle çok önemlidir. Bu sayede, özellikle projelerin ve diğer çalışmaların durumunu görüşürken şeffaflık elde edersiniz. Kimsenin dikkatinin dağılmaması ve kendilerini bütünüyle toplantıya verebilmesi için belirli bir süre sınırı koymak da önemlidir. Tabii ki bazı günler diğerlerinden daha verimli olacaktır. Burada önemli olan herkesin ortak bir düzen içerisinde hareket etmesini sağlamak olmalıdır.

2. İlla ki kurumsal iletişim kanallarına bağlı kalmayın. 

Biz hem kurumsal iletişim kanallarımızın yedeği olarak, hem de basit günlük sohbetler için Messenger uygulamasını kullanıyoruz. 

Bu tip araçlar hem fikir ve görüşlerin geleneksel yöntemler dışındaki kanallardan iletilmesini sağlar, hem de özellikle günümüz şartlarında sosyal bağ kurulmasına yardımcı olur. Bunların ayrıca gerekli durumlarda güvenilir müşteriler ve iş ortakları arasında açık sözlülüğe ve şeffaflığa dayalı özel alt gruplar kurmak için de giderek daha fazla kullanılmaya başlandığını fark ettim. Ben bunları iş hayatıyla özel hayatın birbirine karışmasının bir başka örneği olarak görüyorum. Ancak, bu kanalların dikkatli bir şekilde kullanılması gerekir.

3. Doğru iletişim araçlarına yoğunlaşın 

Evden .çalışan ekipleri yönetmenin olmazsa olmazlarından biri de esnekliktir. Bu da doğru dijital araçlardan faydalanarak olur. 

Günlük takvimimin yarısı önceden planlanmış görüşmelere ayrılmıştır. Diğer yarısını da ani “yangın tatbikatları”na, çıkan sorunları çözmeye ve diğer olaylara ayırdım. Son anda çıkan sorunları Skype, Microsoft Teams ya da Webex üzerinden uzaktan erişimle çözmeye alışkınız. Müşterilerimizin hangisini kullandığına bağlı olarak bunlar ve benzeri diğer platformlar arasında geçiş yapıyoruz.

Bu araçlar günlük iletişim için yeterli olsa da ürünle ilgili karmaşık süreçleri yönetmek için kesinlikle yeterli değildir. Ürün geliştirme, tasarım, satın alma, pazarlama, tedarik ve diğer departmanlarda çalışan profesyoneller Ürün Yaşam Döngüsü Yönetimi (PLM) gibi uzaktan çalışırken bile ürünlerin fikir aşamasından lansmana kadar tüm safhalarını yönetebilecek güçlü araçlara gereksinim duyar. Centric PLM gibi bir dijital platform kullanan yöneticiler, sürekli ekiplerinin peşinde koşturmaya gerek kalmaksızın her ürünün son durumunu çok net bir şekilde görebilir. Bütün bilgiler gerçek zamanlı olarak güncellenir ve her yerden erişilebilir.

Kriz sırasında müşterilerimizden çok güzel geri bildirimler aldık. PLM, 3D entegrasyonu, yapay zeka, hızlı başlatılır iş birliği paketleri, mobil uygulamalar, dijital görsel iş birliği panoları, bulut teknolojileri ve sahip olduğumuz diğer teknolojiler sayesinde satın alma ve tedarik gibi en gezgin ekiplerin bile karantina sürecine hiçbir sorun yaşamadan geçebildiğini bildirdiler. 

4. Ekibinizi motive edin! 

1. Onlara dikkatinizi verin: İlgi gösterilmeyi herkes sever ve hak eder. Bazıları ilgiyi diğerlerinden daha çok hak eder. Bu aynı zamanda kişilerin kültürel alt yapısı ve kişilikleriyle de ilgili bir durumdur. Ekipteki herkese hak ettiği ilgiyi vermek için onları değerlendirmeniz ve zaman ayırmanız önemlidir. 
2. Oyun oynayın: Oyunların ve zorlukların birlikte iyi gittiğini fark ettim. Neyse ki ailemde şampanya üreticileri vat da kazanana güzel bir şişe şampanya gönderme imkanı buluyorum.
3. Görev aktarın: Keşfettiğim bir başka teknik de bütün ekibin performansını etkileyecek belirli görevlerde sorumluluğu aktarmak oldu. Ekiptekilere farklı görevler için sorumluluklar vermek, kendilerini tamamen işlerine adamalarını ve takım içinde çok güzel bir dinamik yakalanmasını sağlar. 
4. Herkesin içinde övün, yalnızken eleştirin: Uzaktan çalışırken de olumlu davranışları desteklemeniz ve hataları düzeltmeniz gerekir. Bunu yapmak evden çalışırken ayrı bir özen ister. Herkesin içinde eleştirilen insanlar sonrasında motivasyonlarını kaybedebilirler. O yüzen de herkesin içinde övüp yalnızken eleştirmek benim için temel bir prensip olmuştur. 
5. Çoklu zeka teorisinden faydalanın:  80’li yıllarda Howard Gardner’ın ortaya attığı bu teoriyi her zaman çok beğenmişimdir. Kısaca özetlersek, bu teori hepimizin 8 farklı türde “zekayla” doğduğunu ve hepsinin aşağı yukarı eşit derecede potansiyeli olduğunu söyler. Bunlardan birini diğerlerine göre daha fazla geliştirmemizin sebebi genetik, eğitim ve genel hayat tecrübesidir. 

Örneğin ekibimdeki çalışma arkadaşlarımdan birinin inanılmaz bir uzamsal zekası var. Bir satış kampanyasını anlayabilmesi için bir kağıda, tablete ya da beyaz tahtaya çizmesi gerekiyor. Bu arkadaşımıza uzun uzadıya e-posta göndermeye gerek kalmıyor. Süreci gözünde canlandırması bütün ayrıntıları eksiksiz hatırlamasına yetiyor.

Uzaktan ekip yönetiminin geleceği

Ben şahsen uzaktan çalışmanın gelecekte yapılan işle çalışılan mekanın birbirinden tamamen kopmasıyla sonuçlanacağına inanıyorum. Bunu öngörmek çok zor değil zaten.

Bu krizden öğreneceğimiz bir şey varsa o da dijital iş birliği çözümlerinin işletme sürekliliğini ve liderlerin ekiplerini daha iyi yönetmesini sağlayan bir güç olduğudur. 

Şirketler, işletme sürekliliğini sağlayabilmek için #EÇ’nin teşvik edilmesi, yönetilmesi ve stratejik bir yaklaşım olarak ele alınması gerektiğini çok geçmeden fark edecek. Stephen Hawking’in de dediği gibi zeka, değişime adapte olma becerisidir ve bence artık kurum olarak ne kadar adapte olabildiğimizi, birey olarak da ne kadar zeki olabildiğimizi göstermenin vakti geldi.